Silo-benadering en legacysystemen staan efficiënt rapportageproces in de weg

Willen banken grip krijgen op de toenemende werkdruk en kosten van hun rapportageprocessen, dan zullen ze flink aan de bak moeten om diezelfde processen beter te integreren en hun legacy IT-systemen te moderniseren. Daarvoor waarschuwt Monocle Solutions in zijn nieuwste whitepaper 'Finance and Risk Integration'. Hoewel het onderzoek gebaseerd is op de Britse sector, hebben de onderzoeksresultaten volgens het adviesbureau ook betrekking op de gehele Europese bancaire sector.

Sinds de wereldwijde financiële crisis van 2007/2008 krijgen banken in toenemende mate te maken met  almaar strengere rapportage-vereisten. Volgens een ruwe schatting moeten banken tegenwoordig aan meer dan 120.000 pagina’s aan regelgeving voldoen; waarbij verschillen in de nationale en internationale regelgeving de complexiteit ook nog eens behoorlijk vergroten.

De kosten van dergelijke compliance-processen zijn moeilijk in cijfers uit te drukken. Experts schatten in dat de sector wereldwijd ruwweg meer dan $210 miljard per jaar uitgeeft om aan alle eisen te voldoen. Het probleem reikt volgens Monocle Solutions echter verder dan enkel de kostenspiraal.

Een zwak compliance-proces betekent namelijk niet alleen dat banken niet voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook dat hun klanten en activa gevaar lopen. Tegelijkertijd lopen ze mogelijk tegen reputatieschade aan (bijvoorbeeld door datalekken of boetes van een toezichthouder) en verspillen ze te veel werkuren die elders efficiënter ingezet kunnen worden.

Silo-benadering

Maar waar zitten de grootste knelpunten voor banken nu eigenlijk? Volgens een studie van Monocle Solutions zijn er veel pijnpunten, maar torenen twee belangrijke, bij banktransacties veel  voorkomende problemen boven de rest uit.

Een silo-benadering is de eerste. Rapportage-eisen lopen volgens het adviesbureau vaak dwars door financiële processen en interne functies heen, zoals risicobeheer, financiën en treasury. In de praktijk blijkt dat banken moeite hebben om inzichten op al deze niveaus in één geconsolideerd beeld bijeen te brengen. Als ze er wel in slagen, is het proces veelal omslachtig.

“Een ongecoördineerde aanpak omtrent financiën en risicobeheer leidt tot pijnpunten in de hele onderneming, waarbij een gebrek aan standaardisatie, controle en transparantie weer leidt tot (aanzienlijke) tekortkomingen in het rapportageproces.”

“Deze worden het duidelijkst wanneer meerdere datasets in de functies samenkomen, maar niet gemakkelijk kunnen worden vergeleken of geconsolideerd vanwege de verschillende weergaven en granulariteit”, aldus Monocle Solutions.

Legacysystemen

Ten tweede draait het bij rapportage-eisen om data. Legacy systemen zijn echter berucht om hun valkuilen. Dergelijke verouderde systemen hebben bijvoorbeeld niet de capaciteit om data snel om te zetten in templates die nodig zijn voor het rapportageproces. Daarnaast zijn ze simpelweg niet compatibel met andere systemen, waardoor het proces ‘handmatig’ – en dus tijdrovend – verwerkt moet worden.

Dergelijke gefragmenteerde dataprocessen leveren volgens Monocle Solutions “uiteenlopende en moeilijk verenigbare eindresultaten op”. Bovendien betekent het dat functies zich concentreren op het voltooien van het rapportageproces, zonder rekening te houden met de vereisten van het end-to-end proces.

De hoeveelheid extra werk die nodig is om de beperkingen van legacy systemen aan te vullen, zet “chronisch druk op deadlines, personeel, interne controles en risicobeheer".

Een robuuste en geïntegreerde aanpak

Nu Monocle Solutions in zijn whitepaper heeft vastgesteld dat een betere integratie van financiën, risico’s en technologie noodzakelijk is, stelt het Zuid-Afrikaanse adviesbureau een stappenplan voor hoe banken op weg kunnen worden geholpen in het verbeterproces. Veel van de oplossingen berusten – niet geheel verrassend – op een sterk technologisch fundament.

Op basis van een geïntegreerde blauwdruk van risico-, financiële en treasury-processen kunnen geavanceerde systemen een robuust kader voor databeheer mogelijk maken, een groot deel van de dataverzameling en het afstemmingsproces automatiseren én de bijbehorende vereiste rapportages opleveren.

Monocle Solutions voegt eraan toe dat bij het creëren van een dergelijke blauwdruk, technologie alleen nooit het enige antwoord is. De sleutel tot een succesvolle implementatie van nieuwe systemen en processen, is onder meer dat implementaties worden afgestemd op bredere strategische doelstellingen. Ook is het essentieel om voldoende aandacht te besteden aan werknemers en de cultuur waarin het proces plaatsvindt.

“Verandermanagement is cruciaal. Business buy-in zal in het begin noodzakelijk zijn om de betrokkenheid te vergroten. Mensen moeten tijdens het proces meegenomen worden in het proces, adequaat worden voorbereid en getraind zijn op de verandering.”

Ondertussen vormen dergelijke veranderprogramma’s volgens het adviesbureau ideale momenten voor banken om processen te vereenvoudigen en te standaardiseren. “Financiële- en risico-integratie is een kans om te analyseren, te optimaliseren en te vereenvoudigen in plaats van de strijd aan te gaan met de complexiteit van een volledig transformatie-initiatief”, besluit Monocle Solutions.

Het volledige onderzoek is hier te vinden.