Waarom betrouwbare bedrijfsdata onder de AMLR steeds belangrijker wordt
De AMLR brengt niet alleen veranderingen in het cliëntonderzoek met zich mee. Ook de manier waarop organisaties gegevens verzamelen, controleren en gedurende de klantrelatie actueel houden, wordt steeds belangrijker.
Onder de Wwft was bedrijfsdata vooral een middel om het cliëntonderzoek uit te voeren. Met de komst van de AMLR neemt het belang van de kwaliteit van die informatie verder toe. Organisaties moeten niet alleen over de juiste gegevens beschikken, maar ook kunnen onderbouwen waar die informatie vandaan komt, wanneer deze is gecontroleerd en hoe zij zijn omgegaan met veranderingen tijdens de klantrelatie.
Dat vraagt om betrouwbare data, maar ook om de juiste tooling om deze informatie efficiënt in te zetten.
Meer aandacht voor verificatie
De AMLR legt meer nadruk op het gebruik van betrouwbare en onafhankelijke bronnen. Organisaties zullen daardoor vaker moeten kunnen onderbouwen waar hun gegevens vandaan komen en op welke manier deze zijn geverifieerd. Ook wordt duidelijker omschreven welke informatie minimaal moet worden verzameld en gecontroleerd.
Bij zakelijke klanten gaat het daarbij verder dan basisinformatie zoals de bedrijfsnaam en het KvK-nummer. Ook de eigendoms- en zeggenschapsstructuur en de daadwerkelijke activiteiten van een onderneming zijn relevant.
Daarmee neemt ook het belang van kwalitatieve bedrijfsdata toe. Wanneer informatie afkomstig is uit een betrouwbare bron en eenvoudig kan worden gecontroleerd, wordt het makkelijker om het cliëntonderzoek zorgvuldig én aantoonbaar uit te voeren.
Monitoring gaat door na onboarding
Ook onder de Wwft is doorlopende monitoring onderdeel van het cliëntonderzoek. De AMLR benadrukt echter sterker dat deze monitoring structureel en aantoonbaar moet plaatsvinden.
Een cliëntonderzoek eindigt immers niet zodra een klant is geaccepteerd. Gedurende de hele klantrelatie moeten relevante veranderingen kunnen worden gesignaleerd, beoordeeld en, indien nodig, opgevolgd.
Het kan bijvoorbeeld gaan om een wijziging van een UBO of bestuurder, een fusie of een faillissement. Ook wanneer een cliënt of andere betrokken persoon op een sanctielijst terechtkomt, als PEP wordt aangemerkt of wanneer het risicoprofiel verandert, moet dat tijdig worden gesignaleerd.
Het handmatig nagaan van al deze ontwikkelingen kost veel tijd en vergroot de kans dat relevante signalen over het hoofd worden gezien. Betrouwbare databronnen en tooling die veranderingen – waaronder sanctie- en PEP-signalen – automatisch of tijdig onder de aandacht brengen, worden daarom steeds belangrijker. Zo blijven dossiers actueel en kunnen complianceprocessen efficiënter en beter aantoonbaar worden uitgevoerd.
Betrouwbare informatie als basis voor aantoonbare compliance
Wanneer een toezichthouder vraagt hoe een cliëntonderzoek tot stand is gekomen, gaat het niet alleen om de uiteindelijke uitkomst. Ook de onderbouwing daarvan is van belang.
Organisaties moeten kunnen laten zien welke gegevens zijn gebruikt, door wie en wanneer deze zijn gecontroleerd, en uit welke bron de informatie afkomstig was. Ook moet duidelijk zijn welke wijzigingen gedurende de klantrelatie zijn beoordeeld.
Daarmee ontstaat behoefte aan meer dan alleen betrouwbare informatie. Organisaties moeten die gegevens ook gestructureerd kunnen vastleggen en gedurende de volledige klantrelatie actueel kunnen houden. Zonder passende tooling wordt het steeds moeilijker om die onderbouwing efficiënt beschikbaar te maken.
Data is slechts een onderdeel
Effectieve compliance draait uiteindelijk om meer dan data alleen. Ook processen, documentatie en tooling zijn van belang. Betrouwbare bedrijfsinformatie heeft pas echt waarde wanneer deze onderdeel is van een efficiënt proces voor cliëntonderzoek.
Dat kan bijvoorbeeld door bedrijfsgegevens automatisch te verzamelen, eigendomsstructuren inzichtelijk te maken, relevante veranderingen doorlopend te monitoren en vast te leggen welke controles zijn uitgevoerd.
Door betrouwbare data te combineren met KYC-tooling kunnen organisaties niet alleen efficiënter werken, maar ook beter onderbouwen hoe het cliëntonderzoek is uitgevoerd en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt. Dat past bij de grotere nadruk die de AMLR legt op transparantie, onderbouwing en aantoonbare naleving.
Hoe Company.info ondersteunt
Company.info combineert bedrijfsdata met KYC-tooling om organisaties te ondersteunen bij het cliëntonderzoek. Vanuit één centrale oplossing beschikken complianceprofessionals over actuele bedrijfsinformatie, geverifieerde informatie over UBO’s en eigendomsstructuren, en inzicht in organisatiestructuren. Ook kunnen relevante wijzigingen doorlopend worden gemonitord.
Door actuele bedrijfsdata, monitoring en workflow consistent met elkaar te verbinden, wil Company.info organisaties helpen om cliëntonderzoek efficiënter uit te voeren en zich beter voor te bereiden op de eisen van de AMLR. Zo wordt betrouwbare bedrijfsinformatie niet alleen verzameld, maar ook direct ingezet binnen het complianceproces.
Webinar | Van Wwft naar AMLR
Tijdens ons gratis webinar op donderdag 1 oktober neemt Richard Monkau van Nederlandse Compliance & Integriteit Professionals deelnemers mee in de belangrijkste veranderingen onder de AMLR. Aansluitend maakt Mia Ju Stange van Company.info de vertaalslag naar de rol van betrouwbare bedrijfsdata, monitoring en tooling in de praktijk.
Meld je hier gratis aan.
Een artikel van Company.info. Op ons AMLR Kenniscentrum vind je meer informatie over de overgang van de Wwft naar de AMLR, inclusief een AMLR Quick Guide.
