First Consulting werkt multidisciplinair aan de KYC-uitdaging

De afgelopen jaren zijn financiële instellingen scherp gecontroleerd op de verdachte geldstromen en zijn er meerdere boetes uitgedeeld als financiële instellingen er onvoldoende aan deden om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan.

Onlangs publiceerde Trouw een artikel waaruit blijkt dat in de coronacrisis ook niet-financiële instellingen gemakkelijk gedupeerden kunnen worden van witwassen. De voornaamste reden: bedrijven zijn heel hard bezig om niet failliet te gaan en accepteren daarom sneller geld van personen die niet in hun klantenbestand staan. 

Met de huidige coronacrisis veranderen de geldstromen van criminelen. Waar ze volgens een artikel van de NOS eerst gebruikmaakten van een dekmantel zoals een café, sportschool of nagelstudio, moet er nu gebruikgemaakt worden van andere wegen. Het Anti Money Laundering Centre heeft zijn visie op de impact van corona in manieren om geld wit te wassen deels vrijgegeven. Eén van de onderdelen is een wijziging van een fysieke business naar een webshop, waarbij geen omzetdaling gerapporteerd hoeft te worden als gevolg van de coronacrisis, omdat het verklaarbaar is dat een webshop goed blijft draaien. 

Kortom, het is belangrijk dat bedrijven weten met wie ze zaken doen om te voorkomen dat financiële en niet-financiële instellingen betrokken raken bij fraude, oplichting, witwassen of terrorismefinanciering. Hiervoor moeten zogenaamde know your customer-processen (KYC) ingericht worden. 

Hoe verduurzaam je de know your customer-oplossing?

Know your customer is een gecompliceerd en tijdrovend proces dat zorgvuldig moet gebeuren. Naast nieuwe klanten moeten ook bestaande klanten op regelmatige basis het KYC-proces doorlopen. Bij veel financiële instellingen heeft KYC een hoge prioriteit. De verwachting is dat deze prioriteit (en ook het toezicht) zal stijgen bij niet-financiële instellingen. 

Adviesbureau First Consulting helpt instellingen met het optimaliseren van het KYC-proces en de inrichting van de gebruikte technische systemen. Op basis van verschillende opdrachten in de afgelopen jaren hebben experts van het bureau een aantal succesfactoren gedefinieerd voor het verbeteren van de KYC. Hierbij staat een integrale aanpak centraal. 

Business Change – De medewerkers moeten scherp blijven
Een implementatie is pas succesvol als de organisatie na de verandering zelfstandig met de nieuwe situatie uit de voeten kan. Dit geldt ook voor aanpassingen in de manier van werken die volgen uit een KYC-project. Business change betreft het vakgebied van het begeleiden van individuen en teams om de nieuwe manier van werken te verankeren in de organisatie.

In het geval van KYC ligt er een groot aantal uitdagingen bij de medewerkers, klanten en tussenpersonen die te maken hebben met KYC. Medewerkers krijgen continu nieuwe informatie, hebben veel administratieve taken en spelen een belangrijke rol bij het succesvol uitvoeren van KYC. Daarnaast is er informatie benodigd van klanten, ofwel direct of via de betrokken tussenpartijen. 

Om medewerkers, klanten en tussenpersonen constant te betrekken in het veranderende beleid omtrent KYC past First Consulting gedurende het gehele traject change management toe. Met het juiste change plan worden verschillende doelgroepen in kaart gebracht, wordt er gekeken op welke bestaande bedrijfsprocessen aangesloten kan worden en wordt ervoor gezorgd dat medewerkers de juiste kennis en vaardigheden krijgen door middel van verschillende vormen van trainingen.

Voorbeelden zijn micro-learnings, de welbekende classroomtrainingen en informatie via verschillende communicatiekanalen. Daarnaast wordt de effectiviteit continu gemeten waardoor het mogelijk is om bij te sturen.

De duurzame oplossing wordt in stand gehouden door het implementeren van verschillende technieken die behoren tot learning & collaboration. Er wordt een cultuur gecreëerd waarbij medewerkers constructief in gesprek gaan met elkaar en kennis blijven delen. 

Business Proces – De processen constant in kaart kunnen brengen
De informatie over klanten ligt vast in verschillende systemen. Het genereren van een compleet en gevalideerd klantbeeld is daarom tijdsintensief. De klant kan gevraagd worden om informatie op te sturen die wellicht al bekend is binnen de organisatie, wat in het geval van financiële instellingen kan leiden tot onbegrip bij klanten en een verlaagde klanttevredenheid. Daarnaast is het beleid constant aan het veranderen en moet dit structureel geïmplementeerd worden in de gehele organisatie. 

Business Process Modelling (BPM) geeft inzicht in de betrokken systemen. Dit wordt gebruikt om een totaalbeeld te generen waardoor er een oplossing op maat geboden kan worden. Door een uitgebreide fit-gap analyse wordt bekeken of het beoogde doel mogelijk is in één van de huidige systemen of er wordt een advies uitgebracht over het beste systeem dat dit mogelijk maakt. 

Daarnaast is het van belang om inzicht te genereren in de doorlooptijd en knelpunten van processen, dit wordt inzichtelijk gemaakt met behulp van process mining. Een gerichte aanpak op de knelpunten zorgt ervoor dat de processen snel en constant geoptimaliseerd kunnen worden. Tevens kan het voor financiële instellingen gebruikt worden om te rapporteren aan de Nederlandsche Bank.

Business Technology – Flexibele technologie
Uit de coronacrisis komt duidelijk naar voren dat criminelen continu op zoek zijn naar andere manieren voor witwassen of terrorismefinanciering. Hierdoor moeten de technologieën zich constant kunnen aanpassen op de situatie dit op dat moment geldt. 

KYC is complex doordat er veel processen geraakt worden. Daarnaast bestaat het tot nog toe voornamelijk uit menselijke handelingen waardoor het proces gevoelig is voor fouten. De markt biedt een aantal tools die gespecialiseerd zijn in het behandelen van KYC. Voorbeelden hiervan zijn Pega en Appian.

First Consulting heeft in 2019 de krachten gebundeld met SmartRules en hiermee meer dan 50 mensen in huis die expertise hebben van deze systemen en dit kunnen aansluiten op de behoeften die naar voren gekomen zijn uit de gap-analyse en Business Proces Modelling. De systemen kunnen gekoppeld worden aan bestaande systemen waardoor het beeld van de klant zichtbaar is in één systeem. Daarnaast is het mogelijk om data uit te wisselen of één datalaag door middel van integratie samen te stellen, waarbij een 360 graden-klantbeeld gecreëerd kan worden. 

First Consulting en SmartRules zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen op low-code platformen zoals Mendix, Microsoft, Pega en Appian. De basisoplossing wordt neergezet samen met de klant, waarna kennis wordt gedeeld over de ontwikkelde oplossing. Deze applicaties maken gebruik van low-code drag-and-drop functionaliteiten waar ook non-technische ontwikkelaars in kunnen ontwikkelen. Hierdoor is het mogelijk om de oplossing aan te passen op het moment dat dat nodig is, zonder tussenkomst van een externe partij.