Wie naar KYC kijkt, ziet vooral een capaciteitsvraagstuk. Nieuwe regelgeving? Meer compliance experts. Meer dossiers? Extra KYC analisten. Achterstanden? Een projectteam erbij. Jarenlang was dit het model. Maar terwijl de druk vanuit wet- en regelgeving toeneemt, wordt ook steeds duidelijker wat de keerzijde van dat model is. Kosten lopen op, kennis blijft afhankelijk van individuele medewerkers en organisaties hebben moeite om flexibel mee te bewegen met veranderende eisen.
Volgens Tom Lansink (Director Compliance bij Team EIFFEL) ligt de discussie daarom vaak op de verkeerde plek. "Veel organisaties zijn compliant. De vraag is alleen tegen welke prijs en is dit duurzaam?"
Meer mensen is niet hetzelfde als een betere KYC-operatie
Wanneer KYC-uitdagingen ontstaan, wordt nog vaak als eerste naar capaciteit gekeken. Dat is begrijpelijk: extra mensen zorgen op korte termijn voor verlichting en expertise. Tegelijkertijd lost die aanpak het onderliggende probleem niet op. Naarmate de operatie groeit, nemen ook de kosten, de afhankelijkheid van specialistische kennis en de complexiteit van systemen en sturing toe.
Organisaties blijven daardoor investeren in dezelfde oplossing, terwijl de structurele uitdaging blijft bestaan. "De reflex is vaak: meer dossiers betekent meer mensen. Maar een toekomstbestendige KYC-operatie vraagt niet alleen om capaciteit, maar vooral om een slimme inrichting van processen, technologie en sturing."
De echte uitdaging zit in de inrichting van de operatie
De vraag is allang niet meer of dossiers worden afgerond of audits worden doorstaan. De echte vraag is of de KYC-operatie achter die resultaten ook duurzaam, schaalbaar en beheersbaar is ingericht.
Met de komst van AMLA, verdere harmonisatie van Europese regelgeving en steeds hogere verwachtingen van toezichthouders neemt de druk op Wwft-plichtige instellingen verder toe. Instellingen die uitsluitend blijven sturen op capaciteit, lopen daardoor steeds vaker tegen grenzen aan op het gebied van kosten, kwaliteit en flexibiliteit.
Volgens Lansink verschuift de uitdaging in KYC steeds nadrukkelijker van capaciteit naar een slimme inrichting van het proces. “De sleutel tot een toekomstbestendige KYC-aanpak ligt in standaardisatie, de inzet van AI-gedreven tooling en datagedreven sturing op een team van inhoudelijk sterke KYC-specialisten.”
“Door klanten continu en zoveel mogelijk geautomatiseerd te monitoren, kunnen organisaties hun schaarse expertise richten op dossiers en signalen waar daadwerkelijk sprake is van verhoogde risico’s. Dat verhoogt niet alleen de kwaliteit van onderzoeken, maar maakt het KYC-proces ook efficiënter en beter schaalbaar.”
Hoewel financiële instellingen ervoor kunnen kiezen om deze teams zelf te organiseren, blijkt uit de praktijk dat uitbesteding in veel gevallen een aantrekkelijk alternatief is. “Met een gespecialiseerde partner krijgen organisaties toegang tot geborgde expertise, flexibele capaciteit en voorspelbare kosten, terwijl tegelijkertijd continuïteit en kwaliteit beter kunnen worden gewaarborgd”, aldus Lansink.
Een kantelpunt voor KYC
De komende jaren zal de behoefte aan zorgvuldig klantonderzoek niet afnemen. De vraag is alleen hoe organisaties dat organiseren. Waar jarenlang vooral werd opgeschaald met extra capaciteit, ontstaat steeds meer aandacht voor modellen waarin uitvoering, technologie en procesoptimalisatie samenkomen. Niet omdat outsourcing een doel op zich is, maar omdat steeds meer organisaties ontdekken dat het traditionele model minder houdbaar wordt.
"De vraag is niet óf KYC verandert, maar hoe snel organisaties bereid zijn hun huidige aanpak ter discussie te stellen. De volgende generatie KYC-operaties wordt niet bepaald door wie de meeste capaciteit heeft, maar door wie kwaliteit, technologie en uitvoering het slimst weet te combineren", aldus Lansink.