De komst van de AMLR brengt niet alleen veranderingen met zich mee voor het cliëntonderzoek. Ook de verantwoordelijkheid voor de naleving van de anti-witwasregels wordt binnen organisaties explicieter belegd. Vooral de rol van het management krijgt meer nadruk.
Ook onder de huidige Wwft zijn organisaties verantwoordelijk voor een adequate inrichting en uitvoering van hun anti-witwasbeleid. De AMLR maakt vervolgens concreter welke verantwoordelijkheid het leidinggevend orgaan daarbij heeft. Zo moet een lid van het leidinggevend orgaan worden aangewezen als compliance manager. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving blijft bij het leidinggevend orgaan als geheel.
Daarmee komt compliance nadrukkelijker op de bestuurstafel te liggen.
Meer verantwoordelijkheid op managementniveau
De aangewezen compliance manager krijgt onder de AMLR een expliciete rol bij het waarborgen van de naleving binnen de organisatie. Het gaat daarbij niet alleen om het vaststellen van beleid, maar ook om het toezicht op de praktische uitvoering ervan.
Zo moet de compliance manager erop toezien dat beleid, procedures en controles aansluiten bij de risico’s van de organisatie en in de praktijk daadwerkelijk worden toegepast. Ook moet worden gewaarborgd dat voldoende capaciteit en middelen beschikbaar zijn om de verplichtingen rond het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering uit te voeren.
De rol van het management wordt daarmee concreter. Wanneer beleid of uitvoering tekortschiet, wordt het relevanter om ook te kijken naar de manier waarop het management de complianceorganisatie heeft ingericht en aangestuurd.
Dat betekent overigens niet dat de compliance manager de volledige verantwoordelijkheid draagt. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving blijft bij het leidinggevend orgaan als geheel.
Duidelijker onderscheid met compliance officer
De grotere rol voor het management betekent niet dat bestuurders zich bezighouden met het dagelijkse cliëntonderzoek. Binnen de AMLR wordt onderscheid gemaakt tussen de compliance manager op managementniveau en de compliance officer, of nalevingsfunctionaris.
De compliance officer houdt zich bezig met de dagelijkse uitvoering van het beleid, de procedures en de controles rond het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering. De compliance manager heeft juist de taak om op managementniveau toe te zien op de borging van de naleving.
Die verdeling maakt duidelijk dat compliance niet uitsluitend een aangelegenheid van de complianceafdeling is. Het management moet voldoende zicht hebben op de risico’s, de werking van controles en eventuele tekortkomingen binnen de organisatie.
Niet alleen beleid, maar ook aantoonbare uitvoering
Voor organisaties betekent de AMLR dat de voorbereiding verder gaat dan het aanpassen van procedures voor cliëntonderzoek. Ook de governance rond compliance verdient aandacht.
Zo is het belangrijk om vooraf duidelijk te hebben wie binnen het management verantwoordelijk wordt voor de borging van de AMLR-naleving en hoe die verantwoordelijkheid zich verhoudt tot de rol van de compliance officer. Ook moeten bestuurders voldoende inzicht hebben in risico’s, controles en geconstateerde tekortkomingen.
Daarbij spelen de beschikbaarheid van mensen, data en technologie een rol. Een organisatie moet immers niet alleen beleid en procedures op papier hebben staan, maar ook kunnen laten zien dat deze daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zo moet bijvoorbeeld aantoonbaar zijn dat cliënten op de juiste manier zijn onderzocht, UBO’s en eigendomsstructuren zijn gecontroleerd en relevante veranderingen tijdens de klantrelatie worden opgevolgd.
De informatievoorziening richting het management wordt daarbij belangrijker. De compliance manager moet periodiek rapporteren over de uitvoering van het interne beleid, de procedures en controles. Minimaal eenmaal per jaar moet hierover een rapport aan het leidinggevend orgaan worden voorgelegd.
Goede vastlegging wordt belangrijker
De nadruk op aantoonbare naleving sluit aan bij een bredere ontwikkeling binnen de AMLR. Organisaties moeten niet alleen aan de regels voldoen, maar ook inzichtelijk kunnen maken hoe zij dat in de praktijk doen.
Daarvoor is een goed overzicht van de dagelijkse complianceprocessen noodzakelijk. Wanneer cliëntonderzoek bijvoorbeeld plaatsvindt aan de hand van verschillende databronnen, handmatige controles en afzonderlijke dossiers, kan het lastiger zijn om achteraf vast te stellen welke controles zijn uitgevoerd en op basis waarvan beslissingen zijn genomen.
Ook de interne beleidsregels, procedures en controles moeten schriftelijk worden vastgelegd en actueel worden gehouden. Wanneer uit controles blijkt dat processen niet goed functioneren, moeten deze waar nodig worden aangepast.
Een goede audit trail kan hierbij helpen. Door vast te leggen welke informatie is gebruikt, welke controles zijn uitgevoerd en welke beslissingen zijn genomen, ontstaat een beter beeld van het complianceproces. Dat is relevant voor de dagelijkse werkzaamheden van complianceprofessionals, maar geeft ook het management meer inzicht in de uitvoering van het beleid.
Data en technologie als ondersteuning
De toenemende nadruk op aantoonbare compliance maakt betrouwbare data en passende tooling belangrijker. Door bedrijfs-, UBO- en eigendomsinformatie centraal beschikbaar te hebben, kunnen organisaties het cliëntonderzoek gestructureerder uitvoeren. Monitoring kan vervolgens helpen om relevante wijzigingen gedurende de klantrelatie tijdig te signaleren.
Daarmee kunnen organisaties niet alleen processen efficiënter inrichten, maar ook beter vastleggen welke informatie en controles aan een cliëntdossier ten grondslag liggen.
De rol van Company.info
Company.info combineert bedrijfsdata met KYC-functionaliteiten om organisaties te ondersteunen bij hun cliëntonderzoek. Zo kunnen organisaties gebruikmaken van actuele bedrijfsinformatie, gegevens over UBO’s en eigendomsstructuren en monitoring van relevante wijzigingen.
De informatie kan via een API aan bestaande processen worden gekoppeld of worden gebruikt binnen een KYC-workflow. Daarmee ondersteunt Company.info organisaties bij het gestructureerd uitvoeren en vastleggen van cliëntonderzoek.
De komst van de AMLR maakt daarmee niet alleen nieuwe regels relevant, maar ook de vraag hoe organisaties hun compliance in de praktijk organiseren, monitoren en aantoonbaar maken. Voor het management betekent dit dat inzicht in de werking van het anti-witwasbeleid een nadrukkelijker onderdeel wordt van de bestuurlijke verantwoordelijkheid.
Webinar | Van Wwft naar AMLR
Tijdens ons gratis webinar op donderdag 1 oktober neemt Richard Monkau van Nederlandse Compliance & Integriteit Professionals deelnemers mee in de belangrijkste veranderingen onder de AMLR. Aansluitend maakt Mia Ju Stange van Company.info de vertaalslag naar de rol van betrouwbare bedrijfsdata, monitoring en tooling in de praktijk.
Meld je hier gratis aan.
Een artikel van Company.info. Op ons AMLR Kenniscentrum vind je meer informatie over de overgang van de Wwft naar de AMLR, inclusief een AMLR Quick Guide.