Aan de slag met de Corporate Sustainability Due Diligence Directive in tien stappen

In juni ging het Europees Parlement akkoord met de Corporate Sustainability Due Diligence Directive. De nieuwe richtlijn is een mogelijke game changer, mede omdat ze bedrijven verplicht om niet alleen te kijken naar hun directe impact, maar ook die van de rest van hun waardeketen. Hoewel de CSDDD momenteel nog in ontwikkeling is, adviseert Gerard Jong (Compliance en Legal Counsel bij ProjectiveGroup) om alvast van start te gaan met het treffen van de juiste voorbereidingen.

De nieuwe Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) verplicht organisaties om een due diligence uit te voeren op de mogelijke negatieve effecten van hun bedrijfsvoering op mensenrechten en het milieu.

De CSDDD – die deel uitmaakt van de Europese Green Deal – gaat gelden voor alle grote bedrijven die actief zijn binnen de Europese Unie. Momenteel wordt daarbij uitgegaan van bedrijven met minimaal €150 miljoen omzet en/of 500 medewerkers.

Eind vorig jaar zijn de CSDDD-richtlijnen uitgewerkt door de Europese Commissie en dit jaar worden de uitgangspunten besproken door de lidstaten. Nadat de nieuwe regels formeel zijn aagenomen – naar verwachting niet eerder dat eind 2024 – hebben lidstaten nog twee jaar de tijd om de CSDDD te vertalen naar nationale wetgeving.

Namens ProjectiveGroup volgt Gerard Jong de ontwikkeling op de voet. En hoewel de regels dus pas op zijn vroegst van kracht worden in 2026, raadt hij bedrijven aan om al snel te beginnen met het verzamelen van de benodigde informatie voor de due diligence. Dit is namelijk een flinke klus, vooral omdat het assessment niet ophoudt bij de muren van de eigen organisatie – de gehele keten dient te worden onderzocht.

“Het opzetten en uitvoeren van het zogenaamde zorgvuldigheidsbeleid zal aanzienlijke kosten en tijdsinvestering met zich meebrengen”, legt Jong uit. “Leveranciers en afnemers zullen elkaar onder de loep moeten nemen, en de impact van activiteiten door de hele keten heen zal in kaart moeten worden gebracht.”

Uit de inzichten zouden bovendien allerlei mogelijke vervolgacties volgens. Denk aan het opstarten van onderhandelingen met leveranciers om voorwaarden en afspraken duurzamer in te richten, of zelfs aan het beëindigen van bestaande contracten.

“Het eenzijdig wijzigen van overeenkomsten is vaak niet mogelijk”, aldus Jong. “Het is daarom raadzaam om met leveranciers in gesprek te gaan en samen naar oplossingen te zoeken. Dit zijn processen die niet zomaar geregeld zijn.”

Stappenplan

Alvast beginnen met de noodzakelijke voorbereidingen is dan ook geen overbodige luxe. Om organisaties op weg te helpen stelde Jong een tienstappenplan op:

Lees de tekst van de CSDDD goed door
Zorg dat je vertrouwd raakt met de daarin opgenomen terminologie en uitgesproken verwachtingen. De meeste eisen die de CSDDD stelt aan het due diligence-proces zijn gebaseerd op bestaande soft-law-initiatieven. Bekijk hoe andere ondernemingen nu al over deze initiatieven rapporteren en bekijk de Praktische handleiding voor bedrijven over IMVO- en OESO-due diligence.

Verricht een gap-analyse
Vergelijk je huidige situatie met de vereisten neergelegd in de CSDDD om vast te stellen welke stappen je nog moet nemen. Over welke duurzaamheidsinformatie beschik je al en heb je daarop een beleid ingesteld?

Kom in contact met stakeholders en breng de waardeketen in kaart
Breng samen met alle stakeholders de waardeketen in kaart, inventariseer welke onderwerpen voor hen van belang (materieel) zijn. Ook het verkrijgen van een goed beeld van je waardeketen, zowel upstream als downstream, is van groot belang.

Ontwikkel een mensenrechtenbeleid én een milieubeleid
Kijk naar ondernemingen in dezelfde sector, de kans is groot dat hun waardeketens enigszins op elkaar lijken en vergelijkbare mogelijke risico’s van schending van mensenrechten en het milieu omvatten. Het is belangrijk om contractuele garanties af te dwingen van zakenpartners die deel uitmaken van jouw waardeketen middels cascadeovereenkomsten. Op die manier zorg je ervoor dat zij jouw gehanteerde beleid naleven.

Voer een risicoanalyse uit van de waardeketen
Herzie of beëindig bestaande contracten en onderhandel over nieuwe contracten. Zodra je een goed beeld hebt van je zakenpartners en de feitelijke en potentiële negatieve effecten op mensenrechten en het milieu in je waardeketen, is het verstandig om met elkaar in gesprek te gaan om eerbiediging van deze rechten te bewerkstelligen.

Voer continu het due diligence-proces
Wanneer je een goed beeld hebt van de waardeketen en feitelijke en potentiële negatieve effecten hebt geïdentificeerd, moet je adequaat handelen om deze schendingen te beëindigen of reduceren. Dit proces is voortdurend aan de gang en reageert op veranderingen in de onderneming.

Zet een klachtenmechanisme op
Ondernemingen zijn verplicht om een effectieve klachtenprocedure op te zetten. Daarmee worden stakeholders in staat gesteld om klachten in te dienen wanneer ze legitieme zorgen hebben over schending van mensenrechten en de nadelige impact van de onderneming op het milieu – zowel binnen de eigen activiteiten en die van dochterondernemingen als binnen de waardeketen. Het is belangrijk dat de klachten onafhankelijk en onpartijdig worden behandeld.

Ontwikkel een rapportagesysteem- en raamwerk
Ontwikkel een raamwerk, inclusief kpi’s, benchmarks, doelstellingen en een gedegen datastrategie. Immers, rapporteren over de naleving en vooruitgang op het gebied van duurzaamheid is alleen mogelijk als je onderneming beschikt over de daarvoor vereiste data van de vereiste kwaliteit. Hoe ‘dieper’ in de waardeketen je informatie moet vergaren, hoe moeilijker het is om betrouwbare data te verkrijgen.

Stel een transitierapport op
Meet de voortgang en verzamel gegevens om een transitierapport op te stellen. Dit rapport biedt inzicht in ‘waar je onderneming staat’ als het gaat om gepaste zorgvuldigheid betrachten in haar waardeketen.

Evalueer en verbeter
Evalueer het transitierapport en implementeer de bevindingen in het due diligence-beleid van jouw onderneming. Veel ondernemingen zullen meerdere jaren nodig hebben om een due diligence-proces uit te voeren dat in alle opzichten voldoet aan de CSDDD. Afhankelijk van de voortgang kan het nodig zijn stap 9 en 10 te herhalen.