First Consulting past process mining toe bij procesoptimalisatie

First Consulting helpt klanten in de financiële sector, waaronder banken, verzekeraars, pensioenfondsen en leasebedrijven. Recent heeft een financiële instelling om hulp gevraagd bij het kwantitatief onderbouwen van een business case voor procesoptimalisatie. Met behulp van process mining is een verbetervoorstel geleverd door te focussen op analyse en onderbouwing.

Een financiële instelling heeft First Consulting gevraagd om inzicht te creëren in de mogelijkheden om kosten te besparen. Deze klant heeft te maken met een diversiteit aan systemen, processen en producten. Dit maakt het complex om op basis van oude technieken zoals workshops en interviews het daadwerkelijke verbeterpotentieel inzichtelijk te maken.

Inzicht in processen

In samenwerking met de klant zijn de processen aangewezen die de grootste impact hebben op de productiviteit. Om het potentieel te bepalen is detailinzicht op de individuele processen en onderliggende producten noodzakelijk. Hierbij zijn kwantitatieve analyses gecombineerd met de ervaringen op de werkvloer om een representatieve selectie te maken (scoping). 

Verkorte analyse met process mining

First Consulting heeft process mining ingezet om de analyse per proces/product uit te voeren. Process mining is een big data analysetechniek waarmee bedrijfsprocessen gevisualiseerd worden op basis van activiteitenlogs. Deze aanpak is gericht op het fact based uitvoeren van analyses. Dit is een groot verschil met veel gebruikte methoden waarin men start met het organiseren van workshops en interviews (verzamelen van beelden en meningen) om het proces in kaart te brengen. In dit voorbeeld was het eerste proces na twee dagen volledig in beeld en gekwantificeerd aan de hand van doorlooptijd en bewerkingstijd.

Door de innovatieve aanpak is het mogelijk om sneller en meer toegevoegde waarde te leveren aan de klant. Op basis van de resultaten zijn vervolgens gerichte interviews en workshops gehouden met het doel verbetervoorstellen samen uit te werken. De verbetervoorstellen zijn op zo’n manier vormgegeven dat deze op een agile wijze geïmplementeerd kunnen worden. Dit draagt bij aan een succesvolle implementatie.

Business case

In een tijdsbestek van tien dagen is een kwantitatief en kwalitatief onderbouwde business case opgesteld. Hieruit blijkt dat de productiviteit van de teams significant verbeterd kan worden. Enerzijds door de beschikbare data effectiever in te zetten om te sturen en verbeteren. Deze sturing kan straks bijvoorbeeld plaatsvinden met dashboards en rapportages. Anderzijds door het doorvoeren van procesaanpassingen en systeemveranderingen. Met behulp van process mining wordt de focus verlegd van het verzamelen van gegevens naar het analyseren van de bevindingen en vaststellen van oplossingen.

Deze case is een voorbeeld van projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van Business Process en Business Technology.